Het korte antwoord
Goed IT-beheer in een kmo draait om drie gewoontes: elke medewerker start en vertrekt volgens een vaste checklist, u houdt een actuele lijst bij van toestellen, accounts en licenties, en u voert maandelijks dezelfde controles uit op updates, back-ups en toegangsrechten. Zo krijgt iedereen op tijd de juiste toegang, en verdwijnt toegang ook weer op tijd.
Deze gids vervangt ons eerdere artikel over IT-onboarding en offboarding en breidt het uit naar dagelijks IT-beheer.
Waarom heeft elke kmo een onboarding- en offboardingproces nodig?
Toegang moet op het juiste moment komen en gaan. Een nieuwe collega die de eerste dag niet kan werken, kost tijd en een slechte eerste indruk. Een ex-medewerker die nog weken in de mailbox of de boekhouding kan, is een veiligheidsrisico.
Wat regelt u vóór de eerste werkdag?
Account aanmaken met een sterk tijdelijk wachtwoord en verplichte MFA bij eerste aanmelding.Licenties toewijzen, bijvoorbeeld Microsoft 365 of Google Workspace.Toestel klaarzetten: bijgewerkt, versleuteld, met antivirus en de nodige software.Toegang volgens rol: enkel de mappen, groepen en applicaties die nodig zijn.Wachtwoordmanager met de gedeelde kluizen voor het team.Wat gebeurt er tijdens de eerste week?
Korte uitleg over waar bestanden staan, hoe u hulp vraagt en wat de afspraken zijn rond AI en e-mail.Phishingsensibilisering: hoe herkent u een verdacht bericht en waar meldt u het? Meer in onze gids IT-beveiliging.Controle of MFA, back-up en synchronisatie werken.Wat doet u bij vertrek?
Account blokkeren op de laatste werkdag, en actieve sessies afmelden.Wachtwoorden wijzigen van gedeelde accounts die de persoon kende.Mailbox omzetten naar een gedeelde mailbox of doorsturen naar een collega, en een automatisch antwoord instellen.Bestanden overdragen naar een collega of teammap.Toestellen inleveren en veilig wissen.Licenties vrijgeven, zodat u er niet voor blijft betalen.MFA-toestellen en externe toegang (VPN, leveranciersportalen) verwijderen.Wat moet u in uw IT-inventaris bijhouden?
Toestellen: type, serienummer, gebruiker, aankoopdatum en garantie.Accounts: wie heeft welk account, met welke rechten.Licenties en abonnementen: aantal, kost en verlengingsdatum.Domeinen en certificaten: vervaldatum en beheerder.Leveranciers: contactpersoon en wie toegang heeft tot welke systemen.Welke controles voert u maandelijks uit?
Updates van Windows, macOS, telefoons en netwerkapparatuur.Back-ups controleren, met af en toe een echte hersteltest.Accounts zonder MFA opsporen.Inactieve accounts en licenties opkuisen.Beheerdersrechten nakijken: zo weinig mogelijk mensen.Schijfruimte en batterijen van laptops opvolgen.Wilt u dit uitbesteden? Lees wat proactief IT-onderhoud inhoudt.
Checklist: IT-beheer
Onboardingchecklist per nieuwe medewerkerOffboarding op de laatste werkdag afgewerktActuele inventaris van toestellen, accounts en licentiesMaandelijkse controle op updates, back-ups en rechtenJaarlijkse opkuis van abonnementenHulp nodig bij het opzetten van uw IT-beheer? Vraag een gratis demo aan.